Nous proposons deux services distincts pour les têtes de réseaux de distribution (en franchise, licence de marque, commission-affiliation…) :
- La génération automatisée de leurs propres modèles de documents à destination de leurs candidats et franchisés : DIP, contrat de franchise, mais également contrat de réservation de zone, convention de preuve, avenant au contrat, etc…
- La plateforme de signature électronique de ces documents, avec une option d’archivage à valeur probante.
1. La génération automatisée de vos propres modèles de contrats et DIP
Nous proposons à nos clients franchiseurs (ou têtes de réseaux de licence de marque, de concession, de commission affiliation, d’agence commerciales, etc…) de programmer dans notre logiciel de génération de documents tous les modèles de contrats ou de documents qu’ils utilisent régulièrement dans le cadre de leur relation avec leurs affiliés : contrat de distribution et DIP, bien sûr, mais également contrat de réservation de zone, convention de preuve, avenants aux contrats, et tout autre document utile.
Nous intégrons dans le logiciel toutes les options possibles de négociation, toutes les versions qui sont régulièrement nécessaires aux têtes de réseaux (pluri-franchisés, modalités d’exploitation en corner, master franchise par exemple, s’agissant d’un contrat de franchise…), en lien avec leur avocat.
Au fur et à mesure que l’on répond au questionnaire, le contrat se construit. Quand on a renseigné toutes les informations sur un affilié (nom, prénom, n° de téléphone, n° de SIRET, adresse, coordonnées de la holding contrôlant la société franchisée, etc…), ces données s’implémentent ensuite dans tous les documents que vous avez modélisés.
2. La signature électronique du DIP et de tout autre document :
1. Créer un compte
Vous devez pour cela créer un compte, qui vous permettra d’accéder à l’interface de signature de documents.
2. Identifier le franchisé destinataire du DIP ou du contrat
Ensuite, vous devez identifier le franchisé destinataire du DIP, en entrant ses nom, prénom, adresse mail et numéro de téléphone mobile. Vous pouvez télécharger le DIP et toutes ses annexes, qui seront fusionnés en un seul document sur l’interface de signature. Si vous faites signer un contrat, le franchiseur doit aussi figurer parmi les signataires.
3. Notre conseil : signer une convention de preuve
Nous vous recommandons vivement, lorsque vous rencontrerez le franchisé physiquement, et préalablement à l’envoi du DIP, de lui faire signer une convention de preuve. Cela permet de sécuriser votre chemin de preuve.
4. Vérifier une dernières fois les informations renseignées
Après avoir bien vérifié les informations relatives au franchisé, et aux documents envoyés, vous pouvez lancer la procédure de signature électronique. Si vous n’avez pas encore reçu votre état local de marché, vous pouvez mettre la procédure en attente, et la reprendre une fois que toutes les pièces sont rassemblées pour que le DIP soit envoyé.
5. Envoi d’un lien hypertexte au signataire
Votre franchisé reçoit un lien vers la page de signature. Il reçoit un code sms sur son téléphone mobile, qu’il doit entrer sur la page web qu’il a ouverte.
Au cas où le franchiseur a choisi d’utiliser une signature avancée, une sécurité complémentaire est mise en oeuvre pour vérifier la pièce d’identité du signataire, et favoriser la preuve de son identité en cas de litige sur la signature électronique.
6. Valider la signature
Le franchisé doit ensuite valider la signature. Une fois le document signé, le franchisé reçoit un lien vers le document signé électroniquement et peut le télécharger.
7. Les DIP sont sauvegardés
Le franchiseur a également accès dans son compte aux DIP déjà signés et aux DIP qui ont été envoyés pour signature, et qu’il peut, le cas échéant, renvoyer, si le franchisé tarde à le signer. L’accès du franchiseur et du franchisé au DIP signé sur notre serveur est assuré à des fins de consultation et de stockage. Nous proposons sur option un archivage à valeur probante chez CDC Arkhinéo (filiale de la Caisse des Dépôts de Consignations). Cet archivage permet de renforcer la preuve de la fiabilité de la signature électronique.
Le DIP signé est encrypté, et archivé avec un certificat qui permet de prouver :
- le contenu exact du document reçu par le franchisé ;
- la date de signature par le franchisé
- l’identité du franchisé.
